Przygotuj akcesoria
Nie ma sensu zabierać się do porządkowania dokumentów, jeśli nie przygotujesz wcześniej odpowiednich akcesoriów. Papiery posegregowane, ale położone luzem, z pewnością za jakiś czas znowu będą wymagać przejrzenia. Lepiej więc od razu umieścić je w teczkach i segregatorach. Dobrym pomysłem jest także wykorzystanie pudełek archiwizacyjnych. Taki system przechowywania ma wiele zalet: pudełka są tanie, mają uniwersalne zastosowanie, łatwo się je składa, są lekkie, można składować je zarówno w pionie, jak i w poziomie, a ponadto są przyjazne dla środowiska. Zawierają także miejsce na podpis i otwór ułatwiający zamykanie oraz otwieranie. Możesz umieścić je na półce, w szufladzie lub w specjalnym kartonie archiwizacyjnym. Takie pudełka nadają się nie tylko do przechowywania dokumentów, ale też: ulotek, folderów, broszur, skoroszytów czy prac plastycznych. Pudełka archiwizacyjne znajdziesz na stronie:
https://kartony24.eu/pl/c/Kartony-i-pudla-archiwizacyjne/89. Nieco więcej problemów przy porządkowaniu mogą nastręczyć dokumenty w dużym formacie np. projekty czy grafiki. Takie rzeczy najlepiej zwinąć w rulon i umieścić w kartonowej tubie, którą możesz zamówić tutaj: https://kartony24.eu/pl/c/Tuby-kartonowe/45. Tuby podpisz i przechowuj w kartonie lub w szafce.
Zarezerwuj wolne popołudnie
Gdy zgromadzisz już odpowiednie akcesoria, można przystąpić do pracy. Niestety nie istnieją cudowne metody, za pomocą których zaprowadzisz porządek w dokumentach w ciągu kilku minut. Musisz zarezerwować na ten cel co najmniej kilka godzin.
Wyznacz kategorie
W trakcie sortowania dokumentów przyda się nie tylko odrobina wolnego czasu, ale i trochę wolnej przestrzeni. Na początku wypisz na karteczkach nazwy kategorii, na które chcesz podzielić dokumenty i rozłóż je na podłodze. W zależności od potrzeb, kategorii może być kilka, a nawet kilkanaście np.: faktury, gwarancje, dokumenty do pracy, dokumentacja medyczna, materiały na studia, świadectwa szkolne, rachunki, listy itp. Oprócz podziału tematycznego można zastosować także podział na osoby. Każdy domownik będzie miał wówczas własne teczki i pudełka z dokumentami. Po dokładnym przejrzeniu każdego dokumentu, połóż go na podłodze pod kartką z odpowiednią nazwą kategorii. Potem wystarczy tylko umieścić wszystkie grupy w oddzielnych teczkach lub pudełkach archiwizacyjnych.
Pozbądź się niepotrzebnych papierów
Podczas segregacji znalazły się rachunki za światło sprzed kilku lat? A może faktury za zakup sprzętu, którego nawet już nie ma w domu? Takie papiery po prostu wyrzuć. Trzymanie ich w nieskończoność nie ma sensu. Pamiętaj, żeby przed wrzuceniem papierów do kosza dokładnie je zniszczyć. Nadrukowane na nich dane powinny być nieczytelne. Najlepiej użyć do tego celu niszczarki, co znacznie przyspieszy cały proces.
Ustaw na biurku organizery
Uporządkowanie zgromadzonych papierów to jedno, ale trzeba też zadbać o systematyczność. Zapewne z każdym dniem kartek będzie przybywać. Warto zorganizować więc strefę przejściową na dokumenty. Mogą posłużyć do tego celu organizery na biurko. Ważne, by organizer miał kilka przegródek, najlepiej kolorowych. W czerwonej można umieścić dokumenty, którymi należy zająć się najszybciej np. rachunki do zapłacenia czy sprawy urzędowe do załatwienia w natychmiastowym trybie. W żółtej znajdą się dokumenty dotyczące spraw, którymi można zająć się dopiero za kilka dni. W niebieskiej możemy gromadzić papiery, które na koniec tygodnia trafią do odpowiednich segregatorów i pudełek. Dzięki temu systemowi biurko już nigdy nie zniknie pod stertą rozrzuconych w nieładzie dokumentów.
Bałaganu w papierach nie można lekceważyć w nieskończoność. Jeśli nie chcesz za każdym razem tracić czasu i nerwów na znajdywanie odpowiednich dokumentów, zaplanuj wolne popołudnie, przygotuj akcesoria i okiełznaj chaos. Dzięki temu zaoszczędzisz mnóstwo czasu i zyskasz lepsze warunki do pracy.
Napisz komentarz
Komentarze