Ile lat wstecz można odzyskać nadpłacony podatek z zagranicy?

Od czego zależy termin odzyskania podatku z zagranicy?

Termin na złożenie rozliczenia podatkowego ustalają przepisy kraju, w którym uzyskano dochód. Nie ma jednej zasady obowiązującej dla wszystkich osób pracujących poza Polską. Inne reguły mogą dotyczyć pracownika zatrudnionego na etacie, inne osoby prowadzącej działalność, a jeszcze inne podatnika rozliczającego dochody wspólnie z małżonkiem.

Znaczenie ma również to, czy w danym kraju rozliczenie roczne jest dobrowolne. W wielu sytuacjach pracownik może złożyć deklarację po to, aby odzyskać nadpłaconą część zaliczek. Jeśli jednak wystąpią określone okoliczności, np. dochody z kilku źródeł albo obowiązek uzupełnienia danych w urzędzie, rozliczenie może być wymagane w innym terminie.

Termin na odzyskanie nadpłaty liczy się zwykle od końca roku podatkowego, którego dotyczy dane rozliczenie.

Przed przygotowaniem dokumentów trzeba ustalić:

• kraj uzyskania dochodu,
• rok, którego dotyczy rozliczenie,
• rodzaj zatrudnienia lub źródło przychodu,
• zakres dokumentów otrzymanych od pracodawcy,
• ewentualne dochody współmałżonka,
• wcześniejszą korespondencję z zagranicznym urzędem.

To pozwala ocenić, czy sprawa nadal mieści się w terminie i jaka procedura będzie właściwa.

Ile lat wstecz można rozliczyć dochody?

W praktyce okres, za który można ubiegać się o zwrot, bywa liczony w kilkuletnim przedziale. Nie należy jednak traktować tej informacji jako uniwersalnej reguły. Każde państwo ma własne przepisy podatkowe, a terminy mogą zależeć od konkretnego trybu złożenia deklaracji.

W przypadku rozliczeń zagranicznych trzeba brać pod uwagę także datę faktycznego złożenia dokumentów. Samo przygotowanie deklaracji przed upływem terminu nie wystarcza, jeśli nie trafi ona do właściwego urzędu w wymaganej formie. Problemem może być również brak podpisu, niewłaściwy formularz albo niekompletne załączniki.

Najczęściej podatnik powinien zgromadzić dokumenty potwierdzające wysokość uzyskanego wynagrodzenia i pobranych zaliczek. W zależności od kraju oraz sytuacji rodzinnej urząd może poprosić także o:

• dokumenty dotyczące okresu zatrudnienia,
• potwierdzenie miejsca zamieszkania,
• informacje o dochodach osiągniętych w Polsce,
• dane współmałżonka przy rozliczeniu wspólnym,
• dokumenty potwierdzające uprawnienie do określonych odliczeń,
• odpowiedź na pytania przesłane przez urząd już po złożeniu deklaracji.

Braki w dokumentacji nie zawsze przekreślają możliwość rozliczenia, ale mogą wydłużyć postępowanie. Dlatego przy starszych latach szczególnie istotne jest uporządkowanie posiadanych formularzy, umów i korespondencji.

Dlaczego nie należy odkładać rozliczenia na ostatnią chwilę?

Zagraniczny urząd podatkowy może potrzebować czasu na analizę deklaracji, zwłaszcza gdy sprawa wymaga uzupełnienia dokumentów. Z perspektywy podatnika problem pojawia się wtedy, gdy termin zbliża się do końca, a brakuje formularza od pracodawcy lub konieczne jest wyjaśnienie danych z kilku okresów zatrudnienia.

Odkładanie sprawy utrudnia też odtworzenie informacji sprzed kilku lat. Pracodawca mógł zmienić dane kontaktowe, dokumenty mogły zostać zagubione, a podatnik może nie pamiętać dokładnych okresów pracy. Część formalności da się wyjaśnić później, lecz przy krótkim czasie na działanie ryzyko komplikacji rośnie.

Im starszy rok rozliczenia, tym większe znaczenie ma szybkie sprawdzenie, czy termin nie upłynął i czy dokumenty są kompletne.

Warto od razu oddzielić dwie kwestie. Pierwsza to prawo do złożenia deklaracji i ubiegania się o zwrot. Druga dotyczy wysokości ewentualnej nadpłaty. Nie można zakładać, że samo złożenie wniosku oznacza zwrot określonej kwoty. Ostateczne rozliczenie wynika z danych podatkowych, pobranych zaliczek i zasad obowiązujących w danym kraju.

Jak przygotować dokumenty do rozliczenia zagranicznego?

Najlepiej zacząć od zestawienia wszystkich okresów pracy za granicą według lat podatkowych. Przy osobach zatrudnionych u kilku pracodawców pomocne bywa przypisanie każdego dokumentu do konkretnego okresu zatrudnienia. Mieszanie dokumentów z różnych lat może prowadzić do błędów już na etapie wypełniania deklaracji.

Przydatne jest przygotowanie kopii dokumentów oraz zapisanie dat, których dotyczą. Jeżeli urząd przesłał pismo, należy sprawdzić, czy zawiera ono termin odpowiedzi i listę wymaganych informacji. Korespondencji urzędowej nie trzeba interpretować wyłącznie na podstawie pojedynczego zdania, ponieważ znaczenie mogą mieć także załączniki i wskazany tryb postępowania.

Przed wysłaniem deklaracji dobrze jest zweryfikować:

• poprawność danych osobowych,
• zgodność okresów zatrudnienia z dokumentami,
• kompletność danych o dochodach,
• informacje dotyczące stanu cywilnego, jeśli wpływają na sposób rozliczenia,
• poprawność rachunku bankowego wskazanego do wypłaty,
• obowiązek dołączenia dodatkowych zaświadczeń.

W przypadku dochodów zagranicznych znaczenie ma również polskie rozliczenie roczne. Sposób wykazania zagranicznych zarobków w Polsce zależy od zasad odnoszących się do danego państwa i sytuacji podatnika. Tej części nie należy pomijać tylko dlatego, że podatek był pobierany poza krajem.

Gdzie uzyskać pomoc przy rozliczeniu starszych lat?

Gdy rozliczenie obejmuje kilka lat, kilka miejsc zatrudnienia albo korespondencję z urzędem w obcym języku, pomocne może być powierzenie sprawy podmiotowi zajmującemu się takimi procedurami. Przed wyborem obsługi dobrze sprawdzić, czy zakres usługi obejmuje nie tylko przygotowanie deklaracji, ale także kontakt z zagranicznym urzędem, jeśli pojawią się pytania po wysłaniu dokumentów.

FenixTax zajmuje się rozliczeniami podatkowymi z Niemiec, Holandii, Austrii, Wielkiej Brytanii, Irlandii i Szwajcarii. Firma działa z siedzibą w Bielsku-Białej, obsługuje sprawy stacjonarnie i online oraz prowadzi korespondencję z zagranicznymi urzędami.

W ofercie znajdują się również m.in. rozliczenia VAT w Niemczech, rejestracje podatkowe firm w Niemczech i Austrii, obsługa kadrowo-płacowa oraz wnioski związane z pracą w Niemczech. Osoby zainteresowane procedurą obejmującą wcześniejsze lata mogą sprawdzić informacje dotyczące usługi Zwrot podatku z zagranicy.

Firma podaje, że może obsługiwać rozliczenia sięgające do kilku wcześniejszych lat, w zależności od kraju. Zakres możliwości trzeba więc ustalić dla konkretnego państwa i roku podatkowego, zanim upłynie termin przewidziany przez zagraniczne przepisy.

Co zrobić, gdy termin może niedługo upłynąć?

Pierwszym krokiem jest ustalenie roku podatkowego oraz kraju, w którym pracownik osiągnął dochód. Następnie należy zebrać dokumenty od pracodawcy i sprawdzić, czy urząd nie wysyłał wcześniej pism wymagających odpowiedzi. Jeśli część dokumentów zaginęła, dobrze jest jak najszybciej ustalić możliwość ich odtworzenia.

Nie należy składać przypadkowo przygotowanego formularza tylko po to, by zdążyć przed końcem terminu. Deklaracja powinna odpowiadać zasadom obowiązującym w danym kraju oraz sytuacji podatnika. Przy starszych rozliczeniach szczególnej uwagi wymaga przypisanie dochodów i pobranych zaliczek do właściwego roku.

Wniosek o zwrot nadpłaconego podatku z zagranicy bywa możliwy także po zakończeniu ostatniego zatrudnienia poza Polską. Decydujące pozostają jednak terminy przewidziane w kraju rozliczenia, dlatego sprawę najlepiej rozpocząć od analizy dokumentów i dat dotyczących konkretnego roku.